Der Landkreis Harz treibt die Digitalisierung seiner Verwaltungsprozesse konsequent voran. Das Sozialamt nimmt dabei mit der vollständigen digitalen Aktenführung im Bereich der Sozialhilfe eine Vorreiterrolle ein.

Nachdem bereits im vergangenen Jahr die Online-Terminvergabe und telefonische Erreichbarkeit über Servicehotline-Telefonnummern für die Beratung und Bearbeitung sozialer Leistungen eingeführt wurden, ergänzt nun ein weiterer Baustein die moderne und bürgerfreundliche Verwaltungsarbeit der Kreisverwaltung.

In der Abteilung Sozialhilfe werden die Leistungsakten ab sofort nur noch elektronisch geführt. Damit gehört das Anlegen, bearbeiten und ablegen umfangreicher Papierakten der Vergangenheit an. Hierzu wurden rund 13 000 laufende Papierakten eingescannt, digital gekennzeichnet und in einem datenschutzkonformen Verfahren mithilfe eines Dokumentenmanagementsystems (kurz: DMS) abgelegt.

Die zuständigen Sachbearbeiter können nun jederzeit über ihre DMS-Schnittstellen auf die elektronischen Akten zugreifen. Mit dem Einführen der E-Akte werden sämtliche Posteingänge elektronisch im Sozialamt erfasst und zum Bearbeiten digital und revisionssicher für die Mitarbeiter bereitgestellt. So haben die Sachbearbeiter alle Informationen und Dokumente stets zur Verfügung und bleiben auch im Vertretungsfall auskunftsfähig. Zur einfachen Bereitstellung von Dokumenten bietet das Sozialamt zudem einen Cloud-Service an. Vorteil ist die digitale Bereitstellung der Dokumente und der Datenaustausch ohne Zeitverzögerungen.